De Agile methode wordt vaak gezien als een methode met een economisch risico dat verband houdt met de aanpak van werken in regie. Flexibiliteit bij de omschrijving van het voorwerp van de diensten zou leiden tot een gebrek aan budgettaire zekerheid.
Het is waar dat, in tegenstelling tot het op waterval gebaseerde IT-contract, het op de Agile methode gebaseerde contract het moeilijker maakt om een gesloten budget in het contract vast te leggen. De budgettaire zekerheid van contracten die volgens de Waterfall methode zijn gesloten, moet echter ernstig worden genuanceerd, aangezien de geringste wijziging (change request) een bron van budgettaire ontsporing is. In het Agile contract is de precieze definitie van het eindproduct open, wat kan leiden tot budgetaanpassingen. Zoals voor elk ander contract, kan het Agile contract helemaal vergezeld gaan van budgettaire controlemechanismen.
Hoe zorg je voor doeltreffende budgetcontrole in een Agile project?
Aldus is het mogelijk om een maximale totale begroting voor het project vast te stellen. Deze definitie kan gebaseerd zijn op de vaststelling van een aantal sprints waaraan een vast volume van middelen wordt toegewezen. Daartoe is het nodig het aantal sprints te schatten dat nodig is om het doel (zoals initieel ontworpen) te bereiken. De totale kost wordt dan voordien bepaald. Het budget is gesloten en eventuele variaties en moeilijkheden zijn dan van invloed op de reikwijdte van de ontwikkelingen die aan het einde van de uitvoeringsfase geleverd zullen worden.
Een andere contractuele techniek die soms wordt gebruikt is het voorzien van een basisbegroting die in schijven is verdeeld. Elke schijf wordt geactiveerd door de voltooiing van bepaalde tussentijdse projectdoelstellingen (milestones). Dat maakt het mogelijk om:
- de voortgang van het project te controleren in verhouding tot de gebruikte middelen en
- het project stop te zetten als de voortgang niet bevredigend is,
door het vastgelegde budget te beperken.
In hetzelfde perspectief van een budget/resultaat-controle kan een sanctie/bonus-plan worden toegepast. Het vooruitzicht van een bonus is een stimulans voor de dienstverlener om goed te presteren. Het idee is hier ook om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.
Ten slotte kan een andere (indirecte) manier om het Agile contractbudget te beschermen worden geregeld via een specifieke eenzijdige beëindigingsoptie, ingeval een vooraf bepaalde doelstelling niet wordt bereikt (planning, minimumniveau van productvoltooiing, enz.). Dit maakt het mogelijk het contract te beëindigen zonder dat er een fout van de dienstverlener aangetoond moet worden. Indirect wordt zo het budgetverlies beperkt wanneer het project niet de verwachte resultaten oplevert.
Ons advies:
De Agile methode wordt soms ten onrechte gezien als een bron van budgettaire onzekerheid.
Er kunnen echter contractuele regelingen worden getroffen om de flexibiliteit van het Agile proces te verzoenen met een strikt budgetbeheer.
Als u meer over dit onderwerp te weten wilt komen, mag u die pagina raadplegen!